ISO idarəetmə sistemini quran hər bir təşkilat bir sualla üzləşir: sistem həqiqətən işləyirmi, yoxsa yalnız kağız üzərində mövcuddur? Bu suala cavabı daxili auditor verir. Daxili auditor təşkilatın öz əməkdaşı (və ya onun adından çalışan mütəxəssis) olaraq proseslərin standart tələblərinə, daxili qaydalara və qarşıya qoyulan məqsədlərə uyğunluğunu obyektiv şəkildə yoxlayır. Bu yazıda daxili auditorun rolunu, ISO 19011 rəhbər sənədinin prinsiplərini və daxili auditorla aparıcı auditor arasındakı fərqi izah edirik.
Daxili audit nə üçün lazımdır?
ISO 9001:2015, ISO 14001:2015, ISO 45001:2018, ISO/IEC 27001:2022, ISO 22000:2018 və digər idarəetmə sistemi standartları təşkilatdan planlaşdırılmış aralıqlarla daxili audit aparmağı tələb edir. Daxili audit:
- sistemin standart və təşkilatın öz tələblərinə uyğun olub-olmadığını göstərir;
- sistemin effektiv tətbiq edildiyini və saxlanıldığını yoxlayır;
- uyğunsuzluqları və təkmilləşdirmə imkanlarını vaxtında aşkar edir;
- rəhbərlik tərəfindən təhlil üçün etibarlı məlumat verir;
- təşkilatı sertifikatlaşdırma və nəzarət auditlərinə hazırlayır.
Audit növləri: birinci, ikinci və üçüncü tərəf
| Növ | Kim aparır | Məqsəd |
|---|---|---|
| Birinci tərəf (daxili) | Təşkilatın özü və ya onun adından çalışan auditor | Sistemin vəziyyətini qiymətləndirmək və təkmilləşdirmək |
| İkinci tərəf | Müştəri və ya maraqlı tərəf | Təchizatçının tələblərə uyğunluğunu yoxlamaq |
| Üçüncü tərəf | Müstəqil sertifikatlaşdırma orqanı | Uyğunluğu təsdiqləmək və sertifikat vermək |
Daxili auditor birinci tərəf auditini aparır. Onun hesabatı sertifikat yaratmır, lakin sertifikatlaşdırma orqanının auditi zamanı daxili auditlərin keyfiyyəti mütləq yoxlanılır.
ISO 19011: auditin rəhbər sənədi
ISO 19011:2018 idarəetmə sistemlərinin auditi üzrə tövsiyə xarakterli beynəlxalq standartdır. O, audit proqramının idarə edilməsi, auditin aparılması və auditorların səriştəsinin qiymətləndirilməsi üçün bələdçi rolunu oynayır. Sənəd yeddi audit prinsipini önə çəkir:
- Dürüstlük — peşəkarlığın əsası;
- Ədalətli təqdimat — nəticələri doğru və dəqiq çatdırmaq;
- Peşəkar səriştə və diqqət — auditin əhəmiyyətinə uyğun səy göstərmək;
- Məxfilik — əldə olunan məlumatı qorumaq;
- Müstəqillik — auditor öz işini yoxlamamalıdır, nəticələr qərəzsiz olmalıdır;
- Sübuta əsaslanan yanaşma — rəylər yoxlanıla bilən faktlara söykənməlidir;
- Risk əsaslı yanaşma — audit diqqətini təşkilat üçün əhəmiyyətli olan məsələlərə yönəltmək.
Daxili auditor nə iş görür?
Daxili auditorun işi audit gününün özü ilə məhdudlaşmır. Tipik audit dövrü belədir:
1. Hazırlıq
Auditor audit proqramına əsasən auditin məqsədini, əhatə dairəsini və meyarlarını müəyyən edir, əvvəlki audit nəticələrini və sənədləri nəzərdən keçirir, audit planı və yoxlama siyahısı hazırlayır.
2. Auditin aparılması
Açılış görüşündən sonra auditor əməkdaşlarla müsahibə aparır, prosesləri müşahidə edir, qeydləri və sənədləri yoxlayır. Məqsəd “səhv axtarmaq” deyil, sistemin necə işlədiyini sübutlarla göstərməkdir.
3. Nəticələrin rəsmiləşdirilməsi
Toplanan sübutlar audit meyarları ilə müqayisə edilir, uyğunsuzluqlar və müşahidələr aydın, faktlara əsaslanan dildə yazılır. Bağlanış görüşündə nəticələr təqdim olunur və audit hesabatı hazırlanır.
4. İzləmə
Auditor proses sahiblərinin uyğunsuzluğun kök səbəbini təhlil etdiyini, düzəldici tədbirlər gördüyünü və bu tədbirlərin effektiv olduğunu yoxlayır.
Uyğunsuzluq necə yazılmalıdır?
Auditin dəyəri onun nəticələrinin keyfiyyəti ilə ölçülür. Yaxşı yazılmış uyğunsuzluq üç hissədən ibarətdir:
- Tələb — standartın, prosedurun və ya qanunvericiliyin hansı tələbinin pozulduğu;
- Sübut — auditor nəyi gördü, eşitdi və ya yoxladı (sənədin adı, qeydin tarixi, müşahidə olunan hal);
- Uyğunsuzluğun ifadəsi — tələb ilə faktiki vəziyyət arasındakı fərqin qısa və neytral təsviri.
Məsələn, “ölçmə vasitələri kalibrlənmir” kimi ümumi ifadə əvəzinə, hansı cihazın, hansı tarixdən etibarən kalibrlənmədiyini və bunun hansı tələbə zidd olduğunu göstərmək lazımdır. Uyğunsuzluq heç vaxt konkret şəxsi günahlandırmamalı, prosesdəki boşluğu təsvir etməlidir. Belə yazılmış nəticə proses sahibinə kök səbəbi tapmağa və effektiv düzəldici tədbir seçməyə kömək edir.
Daxili auditor və aparıcı auditor: fərq nədir?
Bu iki anlayış tez-tez qarışdırılır. Daxili auditor öz təşkilatında birinci tərəf auditlərini aparır. Aparıcı auditor (lead auditor) isə audit qrupuna rəhbərlik edən auditordur: auditi planlaşdırır, qrup üzvləri arasında işi bölüşdürür, auditin gedişinə cavabdeh olur və yekun nəticələri təqdim edir. Aparıcı auditor təlimləri adətən daha geniş həcmli olur və ikinci və üçüncü tərəf auditlərini, o cümlədən sertifikatlaşdırma auditlərinin aparılma qaydalarını da əhatə edir.
Sadə desək, daxili auditor təşkilat daxilində sistemin “sağlamlığını” yoxlayır, aparıcı auditor isə istənilən növ auditdə qrupa rəhbərlik etmək səriştəsinə malikdir. Bir çox mütəxəssis karyerasına daxili auditor kimi başlayır və təcrübə topladıqca aparıcı auditor hazırlığına keçir.
Yaxşı daxili auditorun keyfiyyətləri
- audit edilən standartın və təşkilatın proseslərinin yaxşı bilinməsi;
- açıq suallar vermək və diqqətlə dinləmək bacarığı;
- obyektivlik və emosiyalardan uzaq, faktlara əsaslanan mövqe;
- uyğunsuzluqları aydın və konstruktiv dildə yazmaq bacarığı;
- əməkdaşlarla etibar mühiti yaratmaq;
- öz işini deyil, başqa sahəni yoxlamaq (müstəqillik).
Daxili auditor təlimi nə verir?
Daxili auditor təlimi iştirakçılara müvafiq standartın tələblərini, ISO 19011 prinsiplərini və auditin bütün mərhələlərini praktik tapşırıqlar vasitəsilə öyrədir: yoxlama siyahısının hazırlanması, müsahibə texnikası, sübutların toplanması, uyğunsuzluqların yazılması və hesabatın hazırlanması. Təşkilat üçün nəticə daha keyfiyyətli daxili auditlər, sertifikatlaşdırma auditinə daha yaxşı hazırlıq və davamlı təkmilləşdirmə mədəniyyətidir.
Daxili auditor ayrıca vəzifə olmalıdırmı?
Mütləq deyil. Bir çox təşkilatda daxili auditlər əsas vəzifəsi başqa olan, lakin müvafiq təlim keçmiş əməkdaşlar tərəfindən aparılır. Vacib olan auditorun səriştəsi və öz işini yoxlamamasıdır.
Daxili auditi kənar mütəxəssis apara bilərmi?
Bəli. Təşkilat daxili auditi onun adından çalışan kənar mütəxəssisə həvalə edə bilər. Bu, xüsusilə sistemin ilk illərində və ya daxili resurs çatışmadıqda faydalıdır.
Nəticə
Daxili auditor idarəetmə sisteminin “daxili nəzarətçisi” deyil, onun inkişafına töhfə verən tərəfdaşdır. ISO 19011 prinsiplərinə əsaslanan, səriştəli auditorların apardığı daxili auditlər sistemin formal sənədlər toplusuna çevrilməsinin qarşısını alır.
Proxima Group ISO standartları üzrə daxili və aparıcı auditor təlimlərinə dəstək göstərir. Ətraflı məlumat üçün təlim və konsaltinq və ISO standartları səhifələrimizə baxın.
